标准编写的基本规定

导读:
标准编写的基本规定 标准是一种特定形式的技术文件,为了便于编写,审查和使用,ISO/IEC和各国际标准团体,以各国际标准机构对编写标准都与一套基本规定,也就是说,都有统一的编写方法。 如 ISO/IEC技术工作导则,BS 0.3《英国标准导则 制订标准用标准第3部
1个光棍

标准编写的基本规定

标准是一种特定形式的技术文件,为了便于编写,审查和使用,ISO/IEC和各国际标准团体,以各国际标准机构对编写标准都与一套基本规定,也就是说,都有统一的编写方法。 如 ISO/IEC技术工作导则,BS 0.3《英国标准导则 制订标准用标准第3部分英国标准的起草和编排》GB/T 1.1《标准化工作导则 第一单元 标准的起草与表述规则 第一部分 标准编写的基本规定》等都是指导编写国际标准及英国、中国标准的标准文件。 标准的编写方法是标准内容的叙述方法, 编排方式和各种图表、注解的表达方式等。 标准编写得是否正确,直接关系到标准的贯彻,也影响到标准之间的交流,是标准质量的外在表现形式,因此,我们应该十分重视标准的编写方式。

一、编写标准的基本要求

各类标准的编写方法是不相同的,但下列一些基本要求都必须遵循的,否则就不能保证标准的编写质量。

1、正确 标准中规定的技术指标、参数、公式以及其他内容都要正确可靠。 规定的指标必须是以现代科学技术的综合成果和先进经验为基础,并经过严格的科学验证,精确的数学计算而得出的数据编写时,必须再次核实,对标准中的图样、表格、数值、公式、化学分子式,计量单位、符号、代号等均应进行仔细复核、消除一切技术错误、保证其正确无误。

2、准确 标准的内容表达要准确、清楚、以防止不同人从不同角度产生不同的理解。 标准是经济和技术活动的依据,是管理法规和技术法规,并往往被法律、法规和经济合同所引用。因此,必须具有法律和法规条文那样的措词准确、逻辑严谨的特殊文风,用词禁忌模棱两可,语句结构紧凑严密。为了达到表达准确的目的,标准中常用的典型词句,可以另行制订成标准来统一执行,也可以制订指导性文件推荐采用。

3、简明 标准的内容简洁、明了、通俗、易懂。不要使用生僻词句或地方俗语,在保证准确的前提下尽量使用大众化的语言,使大家都能正确理解和执行,避免产生不易理解或不同理解的可能性。 标准中只规定“应”怎么办,“必须”达到什么要求,“不得”超过什么界限等,一般不讲原因和道理,凡能定量表达的都要定量表达。 根据标准内容的具体情况,在表达准确简明的前提下,选择文字,图表,或文字和图表并用的表达方式,宜用文字的用文字,宜图表的用图表。

4、和谐 编写标准时,首先要注意不能与国家有关法律、法令和法规相违背,相反,应使这些法律、法令和法规在标准中得到贯彻。如标准中的计量单位名称、符号要遵守《中华人民共和国计量法》和《关于在我国统一实行法定计量单位的命令》一律采用中华人民共和国计量单位。 其次,编写标准时要与规定的上级、同级有关标准协调一致,要与标准所属的标准体系表内的标准和谐一致,以充分发挥标准化系统整体功能。

5、统一 标准编写时,表达方式始终要统一标准,同一标准中的名词、术语、符号、代号要前后统一标准,相关标准中的名词、术语、符号、代号也要统一。 同一名词或术语始终用来表达同一个概念,同一个概念应始终采用同一名词或术语,不能在一个标准中出现其他同义词,即不能出现一物多名词一名多物的现象。 其次,同级标准的书写格式、幅面大小、章条的划分以及编号方法等都要统一;同类标准的构成、内容的编排也要统一,都要符合GB1《标准化工作导则》的有关规定。

最后,标准中使用的汉字和翻译的外文也要统一,汉字要推广使用国家正式公布的简化汉字,注意杜绝错别字。

上述五条基本要求归纳起来,就是:“标准的内容应正确,文字要表达得准确、简明、通俗易懂,并做到与国家法规、有关标准协调一致,编写方法必须规范化”。

二、标准的主要构成及其内容

任何标准都由概述、标准和补充三个要素构成。 上述构成部分的内容不是任何一项标准都要写的,某一项标准究竟应包括其中那些内容,应根据标准化对象的特征和制订标准的目的而定。其内容和编写顺序如下: 概述要素:封面、目次、前言、引言、首页 标准要素:一般要素、技术要素

一般要素:标准名称、范围、引用标准 技术要素:定义、符号和缩略语、技术要求、…、标准的附录 补充要素:提示的附录、脚注、采用说明的注

1、概述要素 标准的概述要素部分内容是让读者概括地了解标准本身批准、发布、实施时间等信息。标准章条内容标题,标准制定原因过程及其与相关标准的关系等,现简介如下: 1)封面 我国标准的封面上应写明标准代号、编号、标准名称(国家标准还有英文标准品称),标准的发布和实施日期,标准的发布部门等,国家标准封面上还应有国际标准分类号(ICS)。 当采用国际标准时,标准封面上应在我国标准号下方并列说明采用的国际标准号及采用程度,如 GBxxx—19xx idt ISOxxx:19xx(等同采用) JBxxx—19xx eqV IECxxx:19xx等 封面格式及其字体、符号规格按GB1.2规定执行。

2)目次 当标准内容较长、结构教复杂、条文较多(一般在15页以上)时,应编写目次。目次的内容包括条文主要划分单元(一般为章)和附录的编号、标题和所在页码,目次在两页以上时应另编页码,但与标准条文的页码不连续,目次页码应加圆括号,以示区别。

3)前言 每个标准应有前言,以使标准的使用者正确了解该标准的与关情况。 “前言”由专用部分和基本部分组成,“专用部分”一般应编写采用国际标准或国外先进标准的版本和程度;与采用的标准文件在技术内容上的差异及原因;与前版标准中重要技术内容上更改情况的说明;与其他标准文件关系;实施过渡期要求;如有附录,还应说明哪些是标准的附录,哪些是提示的附录等。“基本部分”主要是写明标准的提出部分,归口单位,起草单位,主要起草人(一般不超过5人,最多7人),标准首次发布,历次修订或复审确认的年、月。以及委托的解释单位。 如采用国际标准,国外先进标准等标准文件,则应保留原标准文件的“前言”,并给其标题,“ISO前言”,“DIN前言”等。

4)引言 “引言”写在“首页”第一章“范围”前面,一般不写标题,也不编号。主要写出关于标准技术内容以及关于制定标准的原因的特殊信息说明。但不能包括技术要求。如没有,可省略不写。

5)首页 考虑到标准合订本只有一个封面,为此,首页上的“天头”、“地脚”上也分别写明标准名称、标准号及替代标准号、发布与实施时间、“采标”程度等内容。其格式按GB1.2 规定执行。

2、标准要素 这部分内容是标准的主体,它规定了标准的要求和必须实施的条文。它由标准的“一般要素”和“技术要素”两部分构成,现简介如下:

1)一般要素

①标准名称 标准名称是标准的总标题,应能简明,准确地说明标准的主题直接反映了标准化对象的特征和范围,并使其与其他标准相区别,我国标准名称一般由标准化对象的名称和技术特征两部分组成。标准名称中表示技术特征的术语,应采用标准化了的统一术语。如一项标准的若干部分用通一个标准顺序号发布时,标准应有一个总名称,各独立部分再分别冠以名称,二个名称中中间应隔开。 必要时,可由三个独立部分构成,一般排名程序应从总体到具体,即: a、引导部分 指出标准所属的总领域 b、主体部分 指出标准所规定的问题 c、补充部分 指出标准所针对的主要问题中某一方面。如: 内燃机 活塞环 油环 叉车 钩式叉臂 词汇 滚动轴承 调心球轴承 外形尺寸等。

②范围 即标准规定的主题内容及其使用范围,它作为标准正文的第一章,是标准区别于其它技术文件的重要标志,但不应包含要求。 “主题内容”的表述应用下列典型用语:

“本标准规定了……”。 “本标准确定了…术语”。 “适用范围”的表述应说明标准的适用范围或应用领域,必要时还应明确写出不适用的范围或领域,一般采用下列典型用语。 “本标准适用于……”。 “本标准适用于……,也适用于……”。 “本标准适用于……,也可参照执行”。 “本标准不适用于……”。

③引用标准 引用标准是“在标准或法规中引用一个或多个标准,以代替详细的规定”。(GB/T 1.22《引用标准的规定》) 一般引用该标准中直接引用的有关标准和与该标准配套使用的相关标准。这样做,既能科学、简便地编写标准,也有助于相关标准之间的协调。对标准实施部门和单位有益,GB/T1.22具体规定了引用标准的基本原则、要求和表示方法。 可以引用有关行业主管部门发布的技术法规(即类似标准的规程、规范),但不允许引用标准草案,过期废止标准及只作为参考性的文件和信息资料。

2)技术要素 定义 如有必要规定标准中使用的某些术语所必要的定义,应采用下列典型语句: “本标准采用下列定义”。 符号和缩略语 如有必要,应在该章中列出理解标准中有关符号和缩略语的一览表,并可与“定义”一章合并,定标题为“定义、符号和缩略语”。 技术要求 这部分内容的编写应根据各类标准的结构特点和需要,按照《产品标准的编写规定》、《化学分析方法标准的编写规定》、《术语标准的编写规定》等标准规定分别编写。(详见本章第三节《各类标准的编写方法》)。 标准的附录 标准的附录是标准不可分割的部分,它主要是指对标准技术内容所作的补充,实质上相当于技术内容的一个组成部分,这只有在技术内容过多、编写或阅读不方便时才编写在标准条文的后面。

3、补充要素 补充要素包括提示的附录、脚注、条文中的注释、表注和图注和采用说明的注;现分别说明编写方法

1)提示的附录 提示的附录是表述标准中的重要规定的依据和专门技术问题按系统的介绍,标准中有关条文的参考性资料或推荐性方法,以及正确使用标准的说明等,而编写“参考件”的主要目的是用以指导和帮助读者理解标准的技术内容,正确掌握和使用标准,但它不是标准正文的组成部分。 它一般编写在标准的附录后,并与标准的附录一起依次编号,如附录A、附录B……列入目次

2)脚注:条文中的注释。表注和图注、采用说明的注。 脚注:条文中的注释。表注和图注等统称为标准中的“注”应尽量避免或少用,它只能用来对标准中某些规定作为必要的简短解释和说明,不得以“注”的方式规定或改变标准的技术要求和指标。 脚注:通常只用来对标准条文中某个词汇或某段句子加以解释,从而为读者提供理解标准该词汇或句子的信息。表述方式为在注释处右上角用带半个圆括号的阿拉伯数字数字标注,如1)、2)……然后在同页左下方,有一条长度为1/4版面的细实线与标准正文分开;再此线下方依次注释。 条文中的注释是对该条文的解释。一般直接接在该条文下方,左起空两格写出“注”字,加冒号:然后写出注释具体内容。 表注和图注可以包含技术要求。“表注”应直接注写在表格的框架内,在“注:”后写出注释内容,图注,一般位于图样下方与图名上方之间,并每个表或图的注均使用单独的编号顺序。 采用说明的注在等效采用国际标准时,对技术内容的小差异,应在有差异条文处右上角用1]、2]、3]……顺序编号,并在该条文页面左下方,划一细实线,其长度均为版面宽度的四分之一,在细实线下,左起空两字位置,以“采用说明”为标题按顺序相应说明差异的内容。 若同一页标准文字中同时有脚注和采用说明的注时,应先写脚注、再写采用说明的注。

三、标准条文的编排

1、标准条文层次的划分及其编号 标准应按其内容成若干层次(以二至三个层次为好,一般不要超过四个层次)进行叙述,各层次的编号采用阿拉伯数字,每二个层次之间加圆点,圆点加在阿拉伯数字的右下角。

第一层次“章”的编写自始至终须连续,以下层次的编号只在所属的层次内连接,引用章以下各层次的条文编号时,统称为条,如第1条、第1.1条、条1.2.1条……。 当一个标准不宜容纳若干独立部分的内容时,可以将它们分开,但为了保持标准的系统性,方便使用,就把这些独立部分用同一个标准顺序号发布。每个部分的编号用阿拉伯数字表示,放在标准顺序号之后,也以原点分开,如GB1.1—1993、GB1.2—1996等。 当标准条文内容较简短,或适于采用分行并列叙述时,其编号用小写的拉丁字母a、b、c……顺序表示,在字母右下角加圆点,如产品标志的基本内容为: a、产品名称; b、制造厂名; c、制造日期或生产批号和出厂日期; d、产品标记; e、产品的主要参数和质量等级。 2、标准条文的排列格式 第一层次的条文一般应有标题,特别是需要编制目次时,必须没有标题,标题的编号应左起顶格书写,其后空一个字再写标题,占两行位置,另起一行写具体内容。在不需编制目录的情况下,可以不设标题,就可在编号后空一个字直接写具体内容。 第二层次及以下层次的条文可有标题,也可没有标题,但属于同一层次的下一层次的条文,有无标题应一致,有标题的也写在编号后空一个字处,但只能占一行,其具体内容的第一行应在起空二个字书写,并列叙述的条文编号a、b、c……均应左起空二个字书写,并在编号后空一个字写内容。 四、标准编写细则 1、标准的编号和分类号 国家、行业和地方标准的编号和分类号均应符合国务院标准化行政部门的有关规定。如强制性国家标准的代号用“GB”推荐性国家标准的代号用“GB/T”等。 标准分类号按《国际标准文献分类法》中规定执行。 企业产品标准的编号应按《企业标准化管理办法》规定执行。如夏门轮胎厂的企业标准编号为: 其他企业标准的编号和分类号由企业自己规定。 标准修订时,标准编号不变,仅把年代号改为修订的年代号。若几个标准合并该为一个标准,或者一个标准修订为几个标准,原标准号一般停止使用,另编新号。

2、标准中的数值及其修约 标准中的数值一般采用阿拉伯数字,应尽量避免使用分数而采用小数。10以内的数字,在某些情况下,可以按习惯用中文“一”、“三”书写,对“每批任选一个做试验”、“重新热处理最多不得超过三次”等,但带有计量单位符合时,必须用阿拉伯数字书写。 小于1的小数必须写出小数点前定位的“0”数值的有效应数全部写出,以反映所需的精密度。如级差为0.25的数列应写成:1.50;1.75;2.00而不能写成1.5;1.75;2,小数点前后若超过4位数字时,应从小数点起,向左或向右每三位数字空半个阿拉伯数字的文质彬彬,表示偏差范围和参数范围的数值均应按GB1.1规定书写。极限数值按GB1250《极限数值的表示方法和判定方法》规定书写。 标准是一种出版物,因此其数字使用方法应符合GB/T《出版物上数字用法的规定》如表示公历世纪、年代、年、月、日和时刻、物理量值应使用阿拉伯数字;当数字作为词索构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具体修辞色彩的语句,如“一律”、“十滴水”、“七五规划”等,就可使用汉字“一”、“十”、“七五”。 标准中的数值修约方法应按GB 8170《数字修约规则》中各项规定执行。

3、标准中的符号 标准中的计量单位符号、数学符号、物理量符号以及其他符号,应分别符合《中华人民共和国法定计量单位使用方法》、GB 3100-3102《量与单位》国家标准规定,同一标准中,其计量单位前后一致。 在标准条文中,不得在文间夹杂使用数学符号,物理量符号以及化学分子式等,只有带有阿拉伯数字时,可用计量单位符号。如“试样h为25mm”,应写成“试样高度h为25mm”,“加15mlH2SO4”,应写成“加15ml硫酸”,“其长度 〉链环宽度”。应写成“长度大于链环宽度”等。 在标准条文中列有同一计量单位的一系列数值时,只需在最末一个数字后面列出计量单位符号。在阿拉伯数字和计量单位符号之间,一般应空半个阿拉伯数字的位置,如130cm。在需要同时注明物理量符号和计量单位符号时,应先写物理量名称并在二个符号之间加一逗号分开,如重量P,Kg;长度L,mm。

4、标准中的表格 标准中的表格一般应排列在有关条文的附近,与有关条文内容相呼应并应标注表号和表格名称,表号和表格名称空间一个字位置,写在表的上方居中位置,如一个标准中有两个以上的表格,因连续标注表号。 表格中各栏参数的计量单位相同时,应将单位写在表的右上角。否则,应分写在图栏参数名称的下方或右方,相邻参数用相同计

量单位,也可合并写在它们共同的单位栏内。 表格中的数值,上下行的小数点和数字应对正,表格中某些栏没有内容填写应用短横线表示。

5、标准中的公式 标准中的公式应写在左右居中位置,同一项标准中与两个以上公式时,应在公式后面以带圆括号的阿拉伯数字数值顺序编号,公式和顺序号之间用“……”连续,但注释中的公式不用编号。 公式中符号的意义及所采用计量单位必须指明,一般注释在公式的下面。

6、标准中的图样 标准中的图样一般应排在有关条文的附近,与有关条文内容相呼应。图样中的图形符号应符合制图、图形符号等有关标准规定。 标准中的图样下方居中位置应标注图号和图名,在一个标准中有二个以上图号应连续标注,图号和图名之间应空一个字,但表格中的图样不必标注图号。 表示函数关系的曲线图,如有确定曲线的函数式时,应写在有关条文中或在图中适当位置,或在图的下方写出来。

7、主题词与标点符号 主题词,又称叙词。它是经过规范化的词,在标引中用以表达文献的主题,即文献的中心内容。在检索中用它构成提问式,以北表达检索的要求。现已成为文件、文献与标准资料自动化管理重要工具。 为了便于计算机检索标准,应按GB 3860《文献主题标引规则》从《标准文献主题词表》中选择、标引用主题词,然后按GB 1.2中规定的格式与字体编写,印刷在标准封底的指定位置上。 标准中的标点符号,是辅助文字记录语言的符号,用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。无论是句号、逗号、顿号、分号、冒号等点号,还是引号、括号、连接号等标号、均应符合GB/T《标点符号用法》规定。 8、简化字、书眉线和终结线 标准中应采用国家正式公布的简化汉字,不得自撰。不能用繁体字。 除附录外的标准正文每页均应划书眉线,并在书眉线上方居中处书写标准号。 标准条文或附录结束后,在版面的中间划一条粗实线作为终结线,其长度约为版面宽度的四分之一。

企业标准化系统的策划与建立

企业标准化系统的内容由企业根据其生产经营范围和任务而确定。各类企业甚至同类企业中由于组织机构、管理方式和规模不同,企业的标准化工作内容都不是完全一样的,任何一个企业。都应依据其实际情况策划和建立企业的标准化系统。 国内外企业标准化工作的实践经验告诉我们,建立和完善企业标准化系统一般应遵下列步骤:

一、认真进行标准法制教育和以岗位工作(作业)标准为核心内容的继续教育,始于教育,终于教育 始于教育,就是要把标准化法作为企业标准法制教育的重要教材,从而提高企业干部、职工的标准法制意识,深刻地认识到,有标不依或无标生产均是违法行为。 终于教育,就是制(修)定标准后,应及时宣贯进行以标准为核心内容的岗位继续教育,提高职工的业务技术水平,也提高了职工实施标准的认识和能力。日立公司有67 500人,却有各种层次的12所培训学校,每年培训职员要占20%,从而周而复始地提高职员业务技术水平,保证公司的兴旺发展。 我国宝钢按年销售额的0.5%作为职工教育经费,设置了占地230多亩、综合型、多功能、现代化的教培中心。开展了10多个专业的继续工程教育(共有342门课程)。并设立了3 500万元的“宝钢教育基金”和500万元的“宝钢企业教育奖励基金”以奖励优秀教师。教育工作者、学生(员),优秀科技和教学科研成果。激励和推进宝钢职工努力学科学,文化、技术,不断提高思想文化和技能。此外,武汉钢铁公司、大连冷冻机厂、新华制药厂等企业也已在岗位继续教育上创新了成功的经验。

二、建立和健全与企业生产经营相适应的标准化组织体系,明确其职责与权限 企业标准化工作并不只是企业标准化人员的工作,而是整个企业管理中的基础工作。不论企业规模大小,均应设置相应的标准化组织机构。一般来说,企业应有主要领导人挂帅的标准化委员会或标准化与质量管理委员会等决策领导机构,下设标准化办公室或标准处(科)或明确一个综合管理部门作为标准化工作机构。各职能科室及基层车间还应有标准化领导小组或专(兼)职标准化员,从而组成一个企业标准化管理组织网络见下二图。 然后,企业应通过“立法”形式明确规定各级标准化机构的职责、权限和工作任务,使其依法有效工作。 说明:企业标准化委员会的委员一般由企业主要职能部门及主要生产车间负责人担任。

三、培养和造就一支企业标准化工作骨干从伍 对企业的专(兼)职标准化人员,尤其是企业标准化工作领导和骨干人员,要进行专门的系统的标准化培训,通过学习和培训,使他(她)们: (1)掌握有关专业系统的基础理论知识和生产技术知识,了解国内外同类产品的生产技术水平、标准水平和发展情报。 (2)学习有关管理科学知识和标准化知识,能熟练运用标准化原理、方法和有关基础标准,熟悉有关技术经济政策和法规。掌握有关行业基础标准。 (3)具有一定的协调组织能力、文字和口头表达能力,能制定和组织实施标准。

四、认真清理和收集企业现行标准、规章制度,并在总结其经验教训的基础上编制企业标准化工作规划与计划 首先要清理企业现行的标准和各项规章制度,通过清理,弄清企业应执行哪些标准与制度?企业现行的标准中哪些仍适用?哪些部分适用,应更改或修订?哪些已不适用应废止? 其次要有针对性地收集企业适用的各种标准、法律、法规和规章等资料,并建立日常的收集渠道。 最后,应认真拟订企业标准化工作规划和计划,纳入企业生产经营发展规划和计划中去,纳入企业目标管理中去。

五、企业各专业管理部门,运用系统分析方法,确定各专业管理标准体系,最后由企业标准化综合协调部门汇总,初步拟定企业标准体系框图 如企业计量管理部门,可以根据企业标准体系结构模式系统分析,拟定下列计量管理标准体系框图:

六、以高质量的产品(或工程服务)标准为中心,建立完善的企业技术标准体系 任何企业都应首先以其高质量的产品(包括有形产品和无形产品)标准为中心,参照GB/T等标准建立一个先进、完善的技术标准体系,它是企业标准系统的主体,如一个机电工业企业的技术标准体系结构如下图所示: 在确定每类技术标准过程中,应尽可能深化,提高标准化程度。如设计中,可采用“SV分离法”即把产品层层分解为标准(Standard)部分和非标准(Variation)部分。如下图所示: 从而使非标准部分尽量减少到最少程度,以实现最大限度的技术标准化。

七、重点抓好企业生产经营领域内的企业管理标准化,制定企业管理标准体系 对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准是企业管理标准又可称管理程序文件。“管理事项”主要指为实现生产经营管理职能有关的重复性事项或概念,实质上就是管理技术事项。凡是不稳定、不成熟的重复性管理事项不宜制订企业管理标准。有些管理制度已能有效处理管理对象,也就不必要再去制订企业管理标准,造成人力、财力、物力上的重复耗费。因此,企业管理标准的种类主要是:

⑴图样、技术文件、标准资料、信息、档案的管理标准;

⑵为进行科研、设计、工艺等技术管理工作而制订的有关设

⑶计管理、工艺管理标准;

⑷计量管理标准;

⑸质量捡验,审核及质量记录的管理标准

⑹经济合同管理标准;

⑺半成品、协作件管理标准;

⑻生产运输管理标准;

⑼定额管理标准;

⑽成本管理标准;

⑾设备管理标准;

⑿物料管理标准; 生产活动原始记录及台帐及信息管理标准。 此外还有能源管理标准、会议管理标准、计算机辅助企业管理标准等等。 企业管理标准既是标准,就应按GB1.1规定编写,其正文部分内容一般编排如下。 a.主题内容与适用范围; b.引用标准与法规; c.术语; d.管理职责; e.管理原则; f.管理程序; g.管理内容及其要求; h.检查与考核。 此外,值得提出的是:一些不稳定、不成熟的重要性管理事项应该认真制订企业管理制度,而企业管理制度在制(修)订过程中也完全可以运用标准的原理与方法,使其实现系统化、科学化和规范化。它们与企业管理标准共存互补,共同为促进企业科学管理作出贡献。 企业管理的标准化、规范化是适合我国国情正在蓬勃发展的科学管理方法,对改变我国企业的经验管理方式有其显著的作用。 目前,很多企业在实施 ISO 9000族标准中,把质量体系文件与标准文件有机结合起来,使质量管理工作与标准化工作密切结合,走出了一条管理标准化的宽阔大道,并在技术和管理的结合中起到桥梁作用。为我国企业管理实行现代化管理打下扎实的基础。

八、按工作岗位,在岗位责任制的基础上制定企业工作标准 对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制订的标准是企业工作标准。企业工作标准的对象——重复性的工作事项,主要是指与人和岗位的工作范围、权限、程序等。一句话,它是按岗位制定的有关工作质量的标准。它具体规定了每个工作岗位应该承担的职责和任务,完成任务的数量、质量要求,任务的完成期限,完成规定任务的程序和方法,与其它机关岗位工作的配合要求,信息的传递方式,以及工作检查和考核办法等。由于岗位的工作性质不同,因此有时又被称之为岗位操作规程、作业标准或服务规范等等。 企业制定岗位工作标准,是适应企业管理从“物”的管理转向“人”的管理的客观需要。它不仅使相关岗位之间的工作互相衔接,协调一致,从而使每个岗位的工作服务于企业的总目标,形成一个全员的目标保证系统,发挥企业整体优化效应和系统功能。而且也是为了更好地落实和实施技术标准、管理标准,并便于监督和考核每个企业职工的工作质量,只有控制人的工作质量,才能确保其产品或服务质量。 但是,企业工作标准只是衡量企业职工工作质量的基本依据,而不是全部依据或唯一依据。因此,我们既要个个岗位有标准,人人工作有标准可依,又不能把工作标准绝对化,满足于达到工作标准。而是要采取各方面措施,鼓励企业职工在达到工作标准之后,能继续进行创造性地工作,优质高效地工作。 在制定企业工作标准前,首先要优化和合理地确定工作路线和工作岗位,然后再按岗位定“标”,以“标”选人,按劳取酬,实现各尽所能,各尽其力。具体地说,就是要从系统的观点出发,把整个企业工作看作一个母系统,把每一部分的工作如生产、销售、技术、物资供应、劳动工资和财务工作看作是子系统,然后根据各项工作业务的内在联系,绘制出每个系统的岗位工作流程图。 有了岗位工作流程图,就可以对每个管理系统包括多少个工作岗位,每个岗位的主要工作,以及各岗位之间的工作联系,有个比较全面的了解。即可根据流程图所包括的岗位所要进行的工作制订出各项工作标准。 企业工作标准的形式多种多样,有表格式,图样式,也有条文式,甚至具有图、表的综合式。无论采用哪种形式,都应简明易懂,便于实施和考核,都应明确规定干什么?怎么干?干到什么程度?即要提出工作数量、质量、期量要求。因此,一般企业工作标准的正文部分应按下列内容排列: a.上岗条件(或任职资格); b.岗位职责与任务; c.工作程序图; d.工作内容及其数量、质量和期量要求; e.与相关岗位如何协调、配合; f.信息传递方式; g.考核办法等。 企业认真制订和实施工作标准之后,使企业职工务就各位,有条不紊地进行规范化工作。既确保了产品或服务质量,又造就了一支高素质的职工队伍。新华制药厂、武汉钢铁公司及博山水泥厂的实践经验已充分证明了这一点。

九、遵循“共性标准在上层”的原则,依次确定企业基础标准与通用工作标准,完成企业标准体系表在企业范围内作其它标准的基础普遍使用,对企业各类标准具有指导意义的标准是企业基础标准。它应放在企业标准体系表的第一层。一般说,企业基础标准有: a.企业标准化工作导则; b.数、量与单位标准; c.术语标准; d.符号、代号、信号、标志标准; e.信息分类编码标准; f.技术制图标准; g.抽样与统计方法标准等。 对技术标准具有指导意义的标准是技术基础标准,如公差与配合、形位公差、表面粗糙度标准等就是技术基础标准。对管理标准具有指导意义的标准是管理基础标准,如企业管理术语标准,企业管理部门代码标准等就是管理基础标准。 对于企业工作标准,也可遵循共性标准在上层的原则,把各个岗位工作标准中一些共性要求部分单独制订为企业职工守则、管理人员通用工作标准、作业人员通用工作标准等通用工作标准。 最后,对企业各类标准进行协调、简化、统一,确定企业标准体系表稿,广泛征求意见后修改,完成企业标准体系表。

十、在实施中不断完善企业标准体系,提高企业标准化系统的水平 制定企业标准体系,仅仅是建立企业标准化系统的第一步,更重要的是认真实施各类标准,并在实施中不断完善标准体系,从而不断提高企业标准化系统的水平。 要实施标准,就要抓好标准实施的考核,并和企业经济承包责任制紧紧挂起钩来,也可以通过企业标准化水平的确认来不断提高企业标准化系统的水平。

更值得提出的是企业处于不断的发展变化中,其企业标准体系也应处于不断的修订、补充和动态发展中。切忌“一劳永逸”,使企业标准体系表流于形式,不能指导企业标准化工作。

企业标准化的内涵和特性

企业是从事生产、营销和服务等经济活动的独立经济核称组织,是国家的经济基础和支柱也是社会生产力发展和经济技术进步的主导力量。其根本任务,就是根据市场需求,努力发展商品生产,以尽量少的消耗,为社会提供优质产品(工程或服务),创造财富,增加积累,满足社会日益增长的物质和文化生活需要。 为了实现上述任务,每个企业都必须综合地运用技术、经济、行政、民主、法制等手段千方百计地减少生产经营活动中各环节上的人力、物力和财力消耗,科学地组织和运用人、财、物等资源.这就要进行严密地企业科学管理。这些管理工作,都不能是杂乱无章的,企业标准化正是使企业管理实现科学有序的管理所必不可缺少的基本手段和基础工作。 企业标准化就是以企业获得最佳秩序和最佳效益为目标,以企业生产经营与技术等各方面活动中大量重复性事物为研究对象,以先进的科学技术和生产实践经验为基础,以制订企业标准及贯彻实施各级有关标准为主要工作内容的一种有组织的科学活动。 企业标准化是企业管理的基础,又是整个标准化工程的基本子系统,如果离开企业标准化管理,那标准化工程也就成为无源之水,无从谈起。

一、企业标准化管理是企业管理的基础和支柱 现代企业管理是一项系统工程,完全具有一般系统应具有的集合性、相关性、目的性、动态性和环境适应性。但无论从管理职能、管理手段还是管理方法来看,企业标准化管理都是现代企业管理系统中一个基础子系统,是一项基本的管理职能、基本的管理手段的基本管理方法。

1.标准化管理是企业各项管理职能中的基本管理职能 企业管理也是管理,它也具有两重性。其自然属性是合理调配资源,即人、财、物(设备和物料等)、信息、时间等,以实现科学生产;其社会属性是不断完善企业中生产关系,促进生产经营活动。如,加强企业政治思想工作,建立以企业精神为核心的企业文化,发扬民主,鼓励职工参加企业管理等。企业管理职能早已从1916年法约尔提出计划、组织、指挥、控制、协调五项基本管理职能发展细化到生产、计划、营销、技术、检验、定额、设备、物资、成本、信息……等若干项管理职能。但其最根本的管理职能是质量管理职能,而最基本的职能却是标准化管理,详见下图(标准化管理是企业管理的基本管理职能示意图)。

2.标准法制手段是企业管理各种手段中的基本手段 企业管理过程中要综合地运用各种管理手段:首先是技术手段。要引进和采用先进的技术装备,采用先进的生产工艺或者通过技术改造和技术革新以提高企业生产技术水平,这就要积极采用并消化吸收国际标准和国外先进标准。 其次是经济手段。即通过推行经济承包责任制,开展二级或三级成本培训,设立厂内银行等方法,以经济杠杆为手段,奖勤罚懒,激励职工努力工作,但必须首先制定定额标准、考核标准和奖罚标准等一系列标准,真正做到在标准化面前人人平等。 第三要重视和运用政治思想教育手段。企业政治思想教育工作的根本目标是要教育企业职工成为有理想、有道德、有纪律。有文化的人,要建立以企业精神为核心的企业文化,增强对企业职工的凝聚力和向心力,这就要认真制定并认真执行行为规范即工作标准。 第四充分运用民主手段。即充分发扬民主,发挥职工代表大会在企业决策、经营和管理中的作用,尊重职工的民主权利,建立健全职工民主管理体系。 但其中最基本的手段还是标准法制手段,那就是要建立一整套以技术标准为主体、包括工作标准和管理标准,以及规范化的管理制度在内的标准法制体系,才能使企业走出经验管理狭窄天地,逐步走向科学管理。

3.标准化管理方法是企业管理中各种现代化管理方法中最基本的管理方法 企业管理要运用各种现代化管理方法,如目标管理、价值工程、全面质量管理、网络技术、系统工程、ABC分类法……等等。近几年来,在企业深化改革中,石家庄塑料厂、鞍山钢铁公司、博山水泥厂、安阳齿轮厂等企业又创建了满负荷工作法、三标三效法、规范化工作法、效益保证法等一系列企业管理新方法。但无论是哪种管理方法,其支柱和基础都是标准化管理方法。价值工程只有在实施 GB 8223《价值工程 基本术语和一般工作程序》之后才能得到更广泛、深入地推行。全面质量管理也要在 GB/T 1900——ISO 9000《质量管理和质量保证》系列标准实施过程中得到深化、完善。网络计划则应实施 GB/T《网络计划技术》,才能得到迅速、有效的推行。而细究一下满负荷工作法、三标三效法、规范化工作法及效益保证法等,无一不有标准化管理的基础。

二、企业标准化的对象 在企业中,有许多活动都是重复发生的。例如产品的设计,工艺文件的编制,原材料的投入,工人的操作,产品的生产,产品质量检验,以及各种管理业务等等。这些重复发生的活动也就是企业的标准化对象。 企业标准化的对象首先可分为“物”和“事”两大方面。所谓“物”即指产品、材料、设备和工具等而言;所谓“事”即指事物的处理方法、工作程序和规章制度等。实行企业标准化管理,就是按照客观规律的要求,运用标准化的方法,将企业生产经营活动中经常重复出现的各种“物”和“事”,用标准的形式固定下来,作为指导企业生产经营活动的准则,并在实践中加以贯彻执行。有关“物”的标准称技术标准,有关“事”的标准即称管理标准。由此可见,企业标准化不仅包括技术标准,同时也包括管理标准。长期以来,有些人只把技术标准作为企业标准化的内容,而忽视了管理标准,这是对企业标准化片面的理解。技术标准是企业标准的主体,管理标准除了提高企业管理的效率和水平之外还是实现技术标准的重要保证。一个企业如果只有技术标准,而不建立相应的管理标准,那么技术标准也就不能有效地贯彻。 同时,无论是“物”、“事”都要由“人”去做,因此还要制订实施工作标准。通过工作标准的实施去促进监督技术标准、管理标准认真实施。因此企业标准化的对象和活动内容如下图。

三、企业标准化系统的内涵

企业标准化系统的内涵主要有一套完善的标准并能认真、全面地实施。具体地说,就是一要有科学、简便、实用的企业标准体系表;二要具备实施标准的能力。

1.企业标准体系表 企业内实施的标准按其内在联系形成的科学有机整体称之为企业标准体系。这个体系要用一些图表来排列和表达,这些图表就是企业标准体系表。它不仅是该企业一个包括现有的和今后应发展的标准群体总体蓝图,而且还是推动企业技术进步,优化管理的指南,因此是一项企业标准化的重要研究成果。

(1)编制企业标准体系表的原则 要编制成功一份企业标准体系表,除了应遵循GB/T《标准体系表编制原则和要求》 GB/T《企业标准体系表编制指南》中提出的全面成套、层次恰当和划分明确等原则和要求外,还应遵循下列三个原则: a.科学先进原则 即要求企业标准体系表上表述的标准不仅能正确归类,而且能正确反映各类标准之间的内在联系,而不是简单地分类排列。同时,这些标准都应是现行有效及符合企业生产经营发展客观需要的,其中有些企业标准的水平还比现行国家标准、行业标准水平高。 b.简便易懂原则 企业标准体系表主要在企业内部使用,不但要求企业标准化人员理解,而且还应使其他管理干部、甚至职工也能看懂,这就要求企业标准体系表述形式简单明了,不繁杂,一目了然,并在表述内容上不深奥,通俗易懂。 c.实用有效原则 就是要求企业标准体系表符合企业实际情况,可以迅速组织实施,并在实施后产生较明显的经济效益。

(2)企业标准体系表的构成 企业标准体系表一般由企业标准体系机构图,企业标准明细表、汇总表及其编制说明所组成,现阐述如下:

a.企业标准体系结构图 如何一个企业都存在着一些共性标准,在整个企业范围内作为其它标准的基础并普遍使用具有广泛的指导作用,这就是企业基础标准。它们对企业的其它标准都具有制约性和指导性。 根据目前我国大多数企业习惯把以“事”为主要对象的标准称为管理标准,以“物”为对象的标准为技术标准。这样,企业标准体系就可划分为四个标准群体单元,即基础标准、技术标准、管理标准和工作标准四个子体系。 假设:当Xj对Xi有指导性关系或i=j时Xij=1 当Xj对Xi没有指导性关系Xij=0 把上述四个把标准群体单元之间的关系填入系统要素二元关系分析表(见下表) Xj Xi Xij X1 X2 X3 X4 X1 1 0 0 0 X2 1 1 0 0 X3 1 0 1 0 X4 1 1 1 1

b.标准明细表 四个标准群体单元都可以根据标准的属性分为若干类标准,然后以每类标准为单位列出其标准明细表。例如企业标准化工作导则类的标准明细的标准如下表所示。

序号 标准号 标准名称 制标依据 采标程度 备注

1 ××B1.1-1997 企业标准化工作总则 国家技术监督局《企业标准化管理办法》 参照GB/T

2 ××B1.2-×××× 企业标准体系表及其说明 参照GB/T《企业标准体系表编写制指南》

3 ××B1.3-×××× 企业标准的分类与编号规定

4 ××B1.4-×××× 企业标准的编写规定 GB1.1 GB 7026 GB1.3-1.8 neqISO技术工作导则 企业管理标准和企业工作标准可单独制定

5 ××B1.5-×××× 企业标准印刷和发行规定 GB1.2 企业可自行设计封面格式

6 ××B1.6×××× 企业标准实施和考核规定

7 ××B1.7-×××× 企业标准化经济评价与计算规定 GB 3533 企业可自行提出计算公式

8 ××B1.8-×××× 企业标准成果的评选和奖励规定 国家标准化科技成果奖励办法

9 ××B1.9 标准信息与资料管理规定 ××××年2季度制定

10 Q/××B1.10 标准档案管理规定 ××××年3季度制定 注:该表为推荐格式,企业可自行设计格式和确定标准项目。

c.汇总表 为了满足标准化管理的需要,应根据不同的要求对企业标准明细表中所填写的标准进行统计,列成汇总表。如应有标准数、将有标准数、现有标准及现有标准数占应有标准数的比例等。参见下二表。

××公司标准汇总表(一) 年 月 日 标准类别 应有数 现有数 91年计划数 “八五”规划数 说明 总数 国际数 行标数 地标数 企标数 注:此表为了解企业标准体系中各级标准的构成情况及企业标准化工作计划而设计。

×××公司标准汇总表(二) 年 月 日 标准类别 应有数 19××年止已有数 采标数 先进标准数 说明 数量 比率 数量 比率 数量 合计 填表人:×× 注:1.此表为了反映企业内实施的标准水平。 2.先进标准指严于现行上级标准企业标准。

d.编制说明 一套完整的企业标准体系表还应附有编制的说明。说明编制依据及要达到的目标;与本企业有关的国内外标准及行业现行标准概况;结合企业标准体系汇总表分析企业现行标准的水平,明确今后的主攻方向;体系中子体系的交叉情况、处理意见及其它应说明的事项,如参考资料目录、重要内容的解释等。

2.实施标准的能力 一个企业是否具有实施标准的能力,一般从下列四方面衡量:

(1)生产经营设备(包括各种设施、装置、工装、模具、工具)要先进、完好。 设备是企业生产经营的物质基础,也是企业职工从事生产的武器,必须先进、完好,否则就不能依据标准,制造出质量合格的产品,有时还可能危及生命和财产安全,带来难以估量的损失。

(2)检测仪器、仪表和量具要准确、可靠。 计量仪器、仪表是企业生产过程中实施标准不可缺少的技术手段。设想一个缺乏检测仪器或计量器具严重失准的企业能生产符合标准的产品是不可能的。有些仪表如压力表失准,还会带来灾难,造成职工的伤亡和财产的损毁。

(3)科学、合理的标准实施考核方法。 各类标准的实施,都要有其科学、合理;定量与定性相结合。但以量化指标(包括分数)为主的标准实施考核方法,并与精神或物质激励,经济奖罚紧密结合,才能得到有效的实施。

(4)标准法制意识强,素质高,业务技术好的职工队伍。 这是实施标准所必需的,并且是最重要的条件。 任何标准,都需要或依靠人去实施,企业管理,以人为本,没有理解,掌握标准实施所需的知识与技能,或者缺乏严格执行标准的意识与观念,是不可能实施标准的。因此,要不断强化标准化教育。 任何一个企业,只有同时具备上述四个方面的条件,才能说它具备了实施标准的能力。

四、企业标准化系统的特性

企业标准化系统是企业管理中的一个人造的、动态的基础系统。它具有下列四个明显的特性:

1.功能上的监控性

企业标准化系统的功能主要是监控企业生产经营活动的质量,即为质量管理和质量控制提供依据,同时还为其它企业管理活动的有序化和规范化提供行为准则。一个建立了企业标准化系统的企业,其生产经营活动就会处于受控状态即法制状态。

2.状态上的稳定性

这是由于标准对象的稳定性所决定的。任何企业的标准化系统都具有一定的相对的稳定性,而不能处于剧烈的变异状态。当然,当企业的生产能力发展时,企业标准化系统也要局部调整和更新,以适应新的生产能力发展客观需要。否则,就会制约和阻碍企业生产的发展。 3.时间上的先行性

企业标准化系统是企业生产经营正常进行的前提条件。批量生产和销售一种产品之前,就必须首先制定该产品批量生产所必需的各种技术标准、管理标准及工作标准,否则,就不可能保证产品的质量的稳定性,即不能稳定地生产用户需要的合格产品。所以企业标准化工作先走一步。 4.空间上的基础性 企业标准化系统是企业管理大厦的地基,企业管理大厦盖得越高即企业管理现代化水平越高,企业标准化系统的广度和深度即地基也势必要求打得更深、更坚固。国内外企业现代化管理的大量实践经验已充分证明这一点。所以,大家都把企业标准化管理作为企业管理的第一项基础工作,一定要首先认真抓好。

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